視頻會議系統，英文又稱VideoConferenceSystem，包括軟件視頻會議系統和硬件視頻會議系統，是指兩個或兩個以上不同地方的個人或群體，通過現有的各種電信通訊傳輸媒體，將人物的靜、動態圖像、語音、文字、圖片等多種資料分送到各個用戶的計算機上，使得在地理上分散的用戶可以共聚一處，通過圖形、聲音等多種方式交流信息，增加雙方對內容的理解能力。目前視頻會議逐步向著多網協作、高清化、開發化的方向發展著。
（1）基本形態
一般的視頻會議系統包括MCU多點控制器(視頻會議服務器)、會議室終端、PC桌面型終端、電話接入網關(PSTNGateway)、Gatekeeper(網閘)等幾個部分。各種不同的終端都連入MCU進行集中交換，組成一個視頻會議網絡。此外，語音會議系統可以讓所有桌面用戶通過PC參與語音會議，這些是在視頻會議基礎上的衍生。目前，語音系統也是多功能視頻會議的一個參考條件。
（2）PC終端產品
直接在電腦上舉行視頻會議，一般配置費用比較低的PC攝像頭，現已支持幾十點幾百點甚至上千點的會議。由于PC已經是辦公的標準配置，桌面會議終端不需要增加很多的硬件投入。而會議室型終端也只需要購買比較高性能的PC和視頻采集卡即可，其成本也低于普通的硬件視頻終端。國內的網絡視頻會議廠商已經率先推出SaaS模式的會議系統，創新式的推出租用服務，更是讓網絡視頻會議的成本降到一般企業可以接收的范圍內。由于基于Windows操作系統，可以在召開視頻會議的同時實現電子白板、程序共享、文件傳輸等數據會議功能，作為會議的輔助工具。=
（3）電話接入網關
用戶直接通過電話或手機在移動的情況下加入視頻會議，這點對國內許多領導和出差多的人尤其重要。可以說今后將成為視頻會議不可或缺的功能。
（4）多點處理單元
MCU是視頻會議系統的核心部分，為用戶提供群組會議、多組會議的連接服務。目前主流廠商的MCU一般可以提供單機多達64個用戶的接入服務，并且可以進行級聯，可以基本滿足用戶的使用要求。MCU的使用和管理不應該太復雜，要使客戶方技術部甚至行政部的一般員工能夠操作。
（5）大中小型會議室終端產品
大中小型會議室終端產品是提供給用戶的會議室使用的，設備自帶攝像頭和遙控鍵盤，可以通過電視機或者投影儀顯示，用戶可以根據會場的大小選擇不同的設備。一般會議室設備帶視頻跟蹤專用攝像頭，可以通過遙控方式前后左右轉動從而覆蓋參加會議的任何人和物。
以上就是關于視頻會議系統的基本形態和特點的介紹。此外，視頻會議系統一般還具有錄播功能。能夠進行會議的即時發布并且會議內容能夠即時記錄下來。基于現時流行的會議信息資料的要求，本系統能夠支持演講者電腦中電子資料PPT文檔、FLASH、IE瀏覽器及DVD等視頻內容，也包括音頻的內容等、會議中領導嘉賓視頻畫面、會場參與者視頻畫面的同步錄制。
